Mejora Continua
Debido al entorno competitivo y cambiante al que se enfrentan las organizaciones hoy en día, es necesario mantener vivo el concepto de la Mejora Continua hacia la Excelencia. Las organizaciones necesitan ser ágiles y flexibles para afrontar los continuos cambios a los que se ven sometidas (cambio en las necesidades de los clientes, en la legislación aplicable, en la tecnología disponible, en el personal de la organización,…), y deben ser eficaces y eficientes si quieren consolidar su negocio a medio y largo plazo.
Las capas de negocio y técnica deben ser capaces de aunar sus esfuerzos en la búsqueda de la optimización mediante un lenguaje común y unos mismos objetivos.
Las tecnologías BPM ofrecen el motor idóneo para aumentar los niveles de productividad y competitividad de forma continua, facilitando la adopción de una estrategia para gestionar de forma unificada personas, sistemas y contenidos, a través de los procesos. Esto asegura la mejora de la eficiencia y la efectividad, y permite disponer de la agilidad y la flexibilidad adecuadas.
Las fases básicas de trabajo con los procesos mediante la utilización de tecnología BPM serán el modelado (documentación, difusión,…), el análisis (simulación,…), la ejecución, la monitorización y la optimización de los mismos.
Una organización, apoyándose en una suite BPM, puede implementar el siguiente ciclo de mejora continua de forma sencilla:
- Identificar los procesos con mayor potencial de mejora para la organización. Los candidatos prioritarios son aquellos que tengan un mayor potencial de aumentar la productividad de la organización, y sean fácilmente automatizables. Escoger uno de ellos.
- Diseñar y modelar el proceso. Un buen diseño hará que el proceso sea eficiente y fácil de implantar. La herramienta que permite esto es un modelador gráfico de procesos, por ejemplo, a partir de una notación gráfica como BPMN.
- Ejecutar el proceso. Un motor de ejecución de procesos coordina todas las actividades de los usuarios finales y los sistemas de información involucrados. Durante la ejecución, se va almacenando información para su posterior análisis.
- Monitorizar los resultados, mediante la visualización, en tiempo real, de la información recopilada durante la ejecución de los procesos. Parte de esta información puede incorporarse dentro de un sistema de Business Intelligence, lo que permitirá realizar unos análisis más profundos, y tomar las decisiones oportunas.
- Optimizar los procesos. A partir de toda la información recopilada durante la ejecución del proceso, se pueden identificar las oportunidades de mejora, que serán implementadas de forma ágil, gracias a las facilidades que proporciona el software. La vuelta al paso 1 -identificación de nuevos procesos- o al 2 -mejora incremental de los procesos existentes- cerraría el círculo.
El resultado de implantar todo este ciclo de mejora continua de los procesos es la optimización del rendimiento y control sobre la organización, de forma progresiva y controlada.
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