Claves Implantación BPM
La coyuntura económica internacional obliga a las empresas a ser más competitivas y eficientes que nunca. Automatizar y gestionar los procesos administrativos y de negocio de manera eficiente afecta de forma directa la salud de las compañías.
Los proyectos Business Process Management, como cualquier otro tipo de proyecto de implantación tecnológica, presentan una serie de factores que condicionan su éxito o su fracaso. No obstante, los proyectos BPM tienen sus propias peculiaridades.
A continuación se describen algunas claves para su éxito, claves a nivel estratégico y táctico para lograr los resultados esperados en una implantación de proyectos BPM:
A nivel estratégico:
- Liderazgo por parte de gerencia y convicción interna de necesidad de mejora de los procesos a automatizar. Se debe establecer una cultura general sobre los beneficios que aportan los proyectos BPM y cómo mejorarán el trabajo de las personas.
- Creación y establecimiento de una cultura de mejora y de calidad total, definiendo los conceptos, filosofía, metodología, etc., relacionados con un proyecto de implantación de Business Process Management.
- Reconocimiento de las personas responsables de los procesos y su desempeño actual. Se deben implicar asimismo, los mandos medios y superiores.
A nivel táctico:
- Implantación y existencia de herramientas estándares y que se puedan integrar con los sistemas ya existentes, protegiendo así las inversiones en tecnología.
- Seguimiento de una metodología basada en la mejora continua, con un líder de proyecto.
- Informar y formar a los implicados en el proyecto en BPM, en los procesos y en la herramienta seleccionada para ejecutarlos.
- Feedback sobre la mejora de los procesos a medida que avance el proyecto. Para ello, pueden ser muy útiles las herramientas gráficas y la monitorización en tiempo real de las actividades.
Hoy en día es vital para las empresas considerar una metodología de mejora continua que les permita tener un modelo de negocio sostenible y rentable, sobre todo teniendo en cuenta el entorno cambiante y competitivo al que se enfrentan.
Para que esta metodología de mejora sea eficaz, es necesario considerar los procesos de la empresa como palanca para el análisis y optimización del funcionamiento de la misma. El simple hecho de modelar y analizar los procesos (entradas, salidas, participantes, actividades, flujo de información,…) posibilita determinar dónde existen puntos de mejora (cuellos de botella, tiempos muertos, desigual reparto de carga,…).
Además, mediante el conocimiento de los procesos será más sencillo determinar a quiénes van a afectar los cambios asociados a las mejoras, facilitando la introducción y comunicación de dichos cambios. Es decir, hablamos de utilizar los procesos como base para la Gestión del Conocimiento y del Cambio.
Como claves para la mejora continua en el ciclo de vida de los procesos, que hay que tener en cuenta antes de iniciar un proyecto de automatización y gestión de procesos, Polymita recomienda:
- Organizar un equipo interdisciplinar y clave en la empresa. Unir a los usuarios de negocio con los usuarios técnicos.
- Analizar y modelar correctamente, haciendo simulaciones y estimaciones en una herramienta que se integre o que permita exportar con el motor de ejecución de procesos.
- Importar ese modelo al motor. Realización de pruebas, mediciones, detección y corrección. Integración con los sistemas y ejecución. Documentación.
- Monitorización y auditoría de procesos. Análisis de la información generada con los grupos de trabajo.
- Adaptación de los modelos originales a los resultados obtenidos.
Basarse en estos 5 principios y en una correcta gestión del conocimiento y en una adecuada gestión del cambio asegurará el éxito en la gestión del ciclo de vida de los procesos.
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