Gestión de Contenidos

Las organizaciones actuales manejan cantidades ingentes de documentos y contenidos, que cambian y se actualizan constantemente, se comparten, almacenan y publican.

Hoy es clave que las empresas adquieran, interioricen, compartan, publiquen y optimicen la gestión de la información y los contenidos disponibles en el seno de sus organizaciones.

La solución:

Polymita le ayuda a gestionar y publicar contenidos empresariales, tanto internos como públicos, que confiere autonomía a los servicios y departamentos en la aportación y publicación de contenidos (workflows de aprobación por permisos), con gran facilidad para identificar todo tipo de contenidos, gracias a búsquedas intuitivas multiidioma (menús de navegación automáticos, mapa Web dinámico, categorización de los contenidos y potente buscador, etc.).

Gracias a Polymita dispondrá de:

• Gestión de contenidos integral, con control de versiones, de seguridad. Gestión del ciclo de vida de entidades versionadas, controlado por workflows de aprobación.
• Optimización de la gestión y publicación de contenidos web: cualquier persona sin conocimientos técnicos específicos podrá gestionar directamente sus contenidos y documentos de trabajo.
• Autonomía para los usuarios no técnicos, facilidad de uso y de administración de los contenidos y documentos.

Beneficios clave:

• Definir y mantener la estructura de los contenidos:
  • Permite modelar relaciones entre ellos.
  • Define mapping a tablas y conectores a sistemas existentes.
• Almacenar y dar acceso a los contenidos, en una base de datos relacional.
  • Fácil explotación de los datos.
  • Rendimiento y fiabilidad.
  • APIs JAVA para el acceso al repositorio.
• Gestionar el ciclo de vida de los contenidos.
  • Workflows de aprobación.
  • Publicación y gestión.
  • Categorización para publicación inmediata en múltiples portales y/o páginas.
• Controlar y generar la presentación de los contenidos.
  • Configuración sin programar, mediante Portal ContentStudio.
  • Múltiples vistas sobre los mismos datos.

Polymita le permite definir fácilmente cualquier estructura de datos o entidad de información. Permite crear, gestionar, publicar y procesar cualquier tipo de contenidos u objeto de negocio, y definir y gestionar sus formularios y catálogos, todo ello sin necesidad de programar.

La solución ECM de Polymita está estructurada en varios módulos, cada uno de ellos pensado para dar soporte en diferentes fases del ciclo de vida de los documentos y contenidos a diferentes perfiles de usuarios.

Empezando por la gestión documental, el editor podrá modelar, aprobar, gestionar y publicar contenidos, e integrarlos, además, con otras herramientas de Polymita de gestión de procesos y publicación web.

La solución ECM de Polymita está compuesta por módulos totalmente integrados, para la para gestión y administración de los contenidos, portales y procesos.

Repositorio de contenidos y documentos

Polymita permite la gestión completa del ciclo de vida de un contenido o documento: creación, revisión, aprobación, publicación, búsqueda y caducidad.

Dispone de un repositorio de documentos con una interfaz web 100% online, totalmente basada en AJAX. Sus características más importantes son las siguientes.

• Gestión completa del ciclo de vida de un documento: creación, revisión, aprobación, publicación, búsqueda, caducidad.
• Los documentos que forman parte de cualquier contenido o expediente pueden ser consultados.
• Definición tanto automática como manual de fechas de publicación y caducidad de documentos.
• Sistema de control de versiones.
• Asignación de permisos para usuarios, roles y grupos, a nivel de documento o carpeta, para lectura, escritura, revisión y aprobación.
• Posibilidad de referenciar un documento con una URL única para permitir su enlace desde cualquier portal.
• Los documentos pueden seguir un circuito de aprobación, para su creación, edición, revisión y aprobación.
• Soporte de definición de metadatos asociados a los documentos.

El contenido de los documentos se indexa automáticamente, para su búsqueda desde cualquier página de los portales.

Motor de gestión de contenidos y control de la presentación

El sistema separa completamente la estructura del contenido, la información de cada instancia y sus diferentes vistas, permitiendo generar múltiples presentaciones del mismo en diferentes puntos de los portales o procesos.

La suite permite publicar, visualizar y administrar contenidos multiidioma y multimedia, de diferentes tipos:

• Contenidos estructurados, modelados a través de Polymita Content Studio® y presentados a través de formularios o plantillas de presentación. Este tipo de contenidos se almacenan en un repositorio en base de datos, y pueden presentarse con múltiples vistas.
• Contenido web no estructurado, creado a través de flexible editor online, fácil de utilizar por usuarios no técnicos.
• Documentos y archivos, que se almacenan en el repositorio documental con versionado.

Todos estos tipos de contenidos pueden ser publicados y administrados online, de forma sencilla, por usuarios no técnicos, a través de simples formularios.

También pueden ser modificados bien desde un área de administración privada, o bien in situ, desde la misma página donde están publicados, lo que facilita todas las tareas de mantenimiento para sitios web de gran tamaño.

A cada tipo de contenido se le puede asociar un tipo de workflow de aprobación, lo cual permite delegar la revisión y publicación efectiva del contenido a cualquier otro usuario o grupo de usuarios.

Todos ellos pueden ser categorizados, para ser publicados en diferentes páginas y portales, de forma automática, según la configuración del módulo de visualización.

Toda la información publicada quedará automáticamente indexada, y accesible mediante el buscador integrado.

Modelador de contenidos, plantillas y formularios integrado

Permite modelar la estructura de los contenidos u objetos de negocio (ej. noticias, facturas, datos de contacto, etc.), definir múltiples formularios para cada tipo, y describir cómo serán visualizados en los portales o los procesos.

Polymita Content Studio, el innovador modelador de contenidos -noticias, datos de una incidencia, pedidos,… etc.-, y formularios online, permite a un usuario no técnico, describir la estructura de datos y los formularios necesarios para presentar y recoger la información de los usuarios de los portales.

Estos contenidos y objetos pueden ser directamente utilizados por los diferentes módulos de los portales, sin necesidad de ningún tipo de desarrollo adicional, lo que permite una gran agilidad y rapidez en la puesta en marcha de nuevos servicios.

Entre otras, tiene las siguientes características y ventajas:

• La información estructurada se almacena en un repositorio de contenidos en base de datos, permitiendo una fácil explotación de los datos y garantizando el rendimiento y fiabilidad.
• Se pueden describir múltiples formularios o vistas de sólo lectura sobre cada contenido, facilitando así la personalización de la vista, según el rol o tipo de usuario conectado.
• Se pueden modelar todo tipo de relaciones entre los contenidos, presentándolos, por ejemplo, como subformularios. Esto favorece enormemente la reutilización y mantenimiento, pudiendo construirse objetos a partir de otros objetos.
• Soporte multiidioma completo. Los formularios permiten introducir y manejar, de forma transparente, datos, etiquetas y descripciones en varios idiomas.
• Permite la conexión a base de datos externas, permitiendo así la utilización de datos pre-existentes.
• Integración completa con el repositorio documental permitiendo subir y descargar documentos desde los formularios, quedando la información automáticamente almacenada e indexada para su posterior búsqueda dentro del repositorio documental.
• Los formularios generados son ricos, con uso automático de AJAX, para realizar validaciones y fórmulas en el servidor

Permite la creación de nuevos controles mediante programación en Java, por ejemplo para integrar con un sistema externo como Google Maps y usarlo desde los formularios.

Automatización de procesos

Una gestión unificada de portales, contenidos y procesos es la herramienta perfecta para la gestionar y automatizar los procesos de negocio de su organización, y dotarlos de una rica interfaz web, gracias a la perfecta integración entre todos los módulos de Polymita.

Esta suite combinada de productos le permitirá aumentar la productividad de su organización, a través de la automatización y gestión de sus procesos de negocio. También podrá mejorar la colaboración entre sus departamentos y organizaciones externas, tales como clientes, proveedores, partners o distribuidores, entre otros beneficios de implantar esta solución en su organización.

Publicación en varios portales

Los contenidos pueden ser publicados y administrados online, de forma sencilla, por usuarios no técnicos. Estos pueden llevar asociado un workflow de aprobación, que permite delegar la revisión y publicación efectiva del contenido a cualquier otro usuario o grupo de usuarios.

La interfaz de usuario de Polymita, 100% web, permite crear y gestionar tantos portales como se desee de una manera fácil.

Tiene, entre otras, las siguientes características:

• Seguridad centralizada, con gestión de usuarios, roles, grupos y permisos. Ofrece la posibilidad de establecer diferentes tipos de permisos para cada usuario o grupo de usuarios a nivel de portal, página o módulo.
• Excelente usabilidad. Los portales son fáciles construir y usar por los usuarios, gracias a la incorporación AJAX, Drag’n’Drop y otras tecnologías WYSIWYG –What You See Is What You Get-. Cualquier modificación realizada por un usuario puede ser visualizada en tiempo real.
• Configuración sencilla de los módulos funcionales, mediante formularios de propiedades.
• El aspecto y configuración de cada uno de los portales puede ser configurado fácilmente mediante diferentes tipos de recursos gráficos, gestionados desde la herramienta de administración.

Es posible delegar la administración de un portal, o un conjunto de páginas a otros usuarios.

Indexación y búsqueda de contenidos integrada

La plataforma incorpora un buscador de contenidos integrado que permite realizar búsquedas, tanto dentro de los contenidos como de los documentos, y presentarlas al usuario conectado en función de los permisos y su nivel de acceso, garantizando así la seguridad y confidencialidad de la información.

Todos los contenidos introducidos, sean mediante formularios o bien mediante documentos anexos, quedan automáticamente indexados, para su localización inmediata desde las diferentes páginas del portal. Además, para poder mejorar la calidad de los resultados de búsqueda, reconoce plurales, géneros, formas verbales y raíces de palabras.

Conectores EAI (Enterprise Application Integration)

Los conectores EAI (Enterprise Application Integration) permiten la integración de los procesos con los sistemas existentes, mediante transacciones contra bases de datos a través de JDBC, llamadas a webservices, XML, colas de mensajería (JMS) y otros protocolos de interconectividad:

• Introspección de webservices: A partir del endpoint del descriptor WSDL, se muestran automáticamente todos los mensajes y servicios disponibles, para configurar la llamada fácilmente haciendo click en el nodo del árbol.
• Colas de mensajería (JMS).
• Bases de datos (JDBC).
• Servidores de correo electrónico (POP3, SMTP, IMAP).
• Servidores FTP.
• Formatos XML.
• Llamadas a código Java pre-existente.
• Objetos de negocio en el contexto del proceso.
• Arquitectura modular, permite añadir nuevos componentes y protocolos.