Gestión de expedientes
La nueva Ley de Administración Electrónica requiere de soluciones que coordinen una gestión integrada de trámites, expedientes y procesos de negocio, junto con contenidos y documentos, todo ello a través de portales, en un entorno seguro con certificación digital y que se integre con los sistemas actuales como el Padrón o la Gestión Tributaria.
Tramitador de expedientes
El tramitador de expedientes está totalmente basado en la suite de Business Process Management (BPM) de Polymita. A continuación se detallan los módulos incorporados en el tramitador:
Modelador de trámites (procesos)
Pensado para ser fácil de usar por los analistas de negocio, el modelador de procesos tiene una serie de características que permiten diseñar, simular y documentar los procesos.
Polymita dispone de un modelador basado en estándar BPMN y de acceso 100 web que permite a analistas de negocio diseñar un proceso y llevarlo a su ejecución de forma totalmente gráfica.
Más información sobre el Modelador de Procesos
Generador automático de documentación
La generación automática de documentación es una de las características más demandadas en las herramientas de automatización de procesos, especialmente en administración pública. Su principal beneficio es el gran ahorro de esfuerzo y tiempo que conlleva a los usuarios la generación automática de documentos complejos por parte del sistema, a partir de los datos de los procesos. La facilidad de implementación de plantillas mediante herramientas conocidas por parte de los propios usuarios, y la posibilidad de editar manualmente el documento generado, antes generar un PDF final, son las funcionalidades más demandadas.
Por todo ello, y puesto que la gran mayoría de productos BPM no disponen de un módulo de generación de documentación de serie, ofrecer esta funcionalidad completamente integrada es un elemento diferenciador importante para Polymita. Las principales características de este módulo son las siguientes:
- Generación automática de documentos en formato Ms-Word, OpenOffice o PDF, a partir de plantillas.
- Diseñador de plantillas de documentación mediante herramientas ofimáticas. Además, existe un plugin para MS-Word, para la inserción de campos mediante Drag'n'Drop.
- Conversión automática de documentos a formato PDF.
- Módulo de gestión de plantillas integrado en el repositorio de datos. Por tanto, puede darse una interfaz sencilla, basada en formularios para que los usuarios finales puedan modificar las plantillas
Calendarios Laborales
Polymita ofrece grandes posibilidades de administrar y asociar diferentes tipos de calendarios para la gestión del tiempo en la ejecución de los procesos.
Los deadlines y triggers de los procesos pueden ahora configurarse para seleccionar qué calendario controlará su ejecución.
Cada usuario podrá tener un calendario individual, basado en un calendario base (por ejemplo, el de la delegación donde trabajo). Este calendario puede administrarse tanto desde las herramientas proporcionadas, como a través de los procesos. Esto permite, por ejemplo, crear un proceso de aprobación de vacaciones que modifique el calendario de un trabajador.
Se soporta el concepto de herencia de calendario, de forma que se puede establecer una jerarquía de calendarios. Por ejemplo, se puede definir un calendario para fiestas nacionales, fiestas locales y el calendario propio de cada usuario.
Gestión de datos del proceso
Modelador de datos y formularios
Automatizar los procesos requiere que se definan los objetos de negocio y los formularios que se usan en cada uno de los pasos.
El avanzado modelador de datos y formularios online permite a un usuario de negocio, describir la estructura de datos y los ricos formularios necesarios para presentar y recoger la información de los usuarios finales, durante la ejecución de los procesos.
Estos formularios y objetos pueden ser directamente usados en los diferentes pasos de los procesos, sin necesidad de ningún tipo de desarrollo adicional, lo que permite una gran agilidad y rapidez en la puesta en marcha y cambios en los procesos.
Repositorio documental
Polymita incluye un repositorio de documentos con una interfaz web totalmente basada en AJAX. El repositorio documental está integrado con el motor de gestión de contenidos, lo que permite leer y escribir múltiples documentos en el mismo, desde cualquier formulario o vista definido.
Control de seguridad sobre toda la documentación en cuanto al acceso, modificación y publicación en el portal.
El sistema dispone de un buscador de documentos que permite realizar búsquedas sobre la meta-data definida para los documentos así como del contenido de los propios documentos (Microsoft Word, PDF, HTML y texto plano).
Bandeja de tareas pendientes
La bandeja de tareas pendientes es la interfaz a través del cual los usuarios finales ven las tareas que tienen que realizar, las ejecutan, rellenan o visualizan la información asociada a los casos y toman las decisiones de flujo que les correspondan.
Este módulo permite:
- Visualizar las tareas pendientes de ejecución, con los atributos específicos de cada tipo de proceso.
- Rellenar, modificar o ver formularios y documentos anexos al expediente.
- Buscar y filtrar las tareas según criterios como rangos de fechas, valores de campo y otros. También permite ordenar por columnas, por ejemplo por la prioridad asignada al expediente o la fecha de creación.
Auditoría de ejecución
Este módulo permite acceder al histórico de ejecución de los expedientes, manteniendo así un punto de acceso único y consulta para determinar el estado actual y pasado de de cada uno de ellos.
Ofrece, entre otras, la siguiente información:
- Qué usuario inició el expediente.
- Estado actual del expediente, en que paso se encuentra.
- Histórico de ejecución, con las acciones realizadas, el usuario o grupo de usuarios que las realizaron y el momento del tiempo exacto.
También existe la posibilidad de visualizar de forma gráfica el camino recorrido por el proceso
Ver + centro de recursos
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Modelador BPMN
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