BPM - Business Process Management 

¿Qué es BPM (Business Process Management)?

¿Qué es una suite de aplicaciones de BPM?

¿Cómo puede ayudar una suite BPM a mi negocio?

¿Cuáles son los pasos a seguir para optimizar los procesos de mi organización?

BPM - Business Process Management, en inglés - es una metodología de gestión empresarial, que tiene como objetivo mejorar la productividad y la eficacia de la organización a través de la optimización de sus procesos de negocio.

Estos pueden involucrar a uno o varios departamentos, dentro de una o varias organizaciones - por ejemplo, trabajo con proveedores, clientes o partners -. La idea fundamental radica en gestionar, de forma unificada, los procesos, las personas y la información para todas las actividades de la empresa.

Algunos ejemplos de procesos empresariales pueden ser los siguientes:

• Tramitación de una nota de gastos o una orden compra.
• La gestión de una petición de soporte o información especializada, por parte de un cliente o distribuidor.
• Ciclo de homologación de proveedores.
• Gestión de incidencias y reclamaciones.
• Contratación de personal.
• Aprobación de una hipoteca.

Este método de optimizar la gestión de las organizaciones debe ir necesariamente soportado por una o varios aplicaciones de software, que proporcionen las capacidades necesarias para analizar, automatizar, implantar y controlar los procesos, siempre de una forma ágil y eficiente.

Una suite de BPM es el conjunto de todos estos módulos de software, funcionando de forma completamente integrados entre sí, sin fisuras. Este conjunto de aplicaciones está especialmente diseñado para automatizar y optimizar los procesos de una organización.

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La automatización y la mejora continua de los procesos permite a una organización obtener, entre otros, los siguientes beneficios:

• Automatizar de forma ágil y ordenada uno o varios procesos de negocio.
  
  
• Mejorar el control sobre todas las actividades en curso. En todo momento, y en tiempo real, los usuarios y los managers tienen una fotografía de las actividades que se están realizando en la empresa, así como del trabajo pendiente.
  
  
• Detectar y corregir rápidamente problemas (ej, cuellos de botella) y oportunidades de mejora en el funcionamiento de la organización, y repartir la carga de trabajo.
  
  
• Disminuir los tiempos muertos entre actividades que requieren de la colaboración de varias personas, departamentos u organizaciones.
  
  
• Aumentar la rapidez en la puesta en marcha nuevos servicios y aplicaciones, sin tener que hacer complejos y costosos desarrollos a medida.
  
  
• Forzar el cumplimiento de normativas y estándares, mejorando la trazabilidad, transparencia y documentación de todas las actividades.
  
  
• Mantenimiento y realimentación del conocimiento de la organización, al estar formalizado todas las secuencias de actividades que deben realizar las personas para conseguir los objetivos.

Una organización, apoyándose en una suite BPM, puede implementar el siguiente ciclo de mejora continua de forma sencilla: 

1. Identificar los procesos con mayor potencial de mejora para la organización. Los candidatos prioritarios son aquellos que tengan un mayor potencial de aumentar la productividad de la organización, y sean fácilmente automatizables. Escoger uno de ellos.
   
   
2. Diseñar y modelar el proceso. Un buen diseño hará que el proceso sea eficiente y fácil de implantar. La herramienta que permite esto es un modelador gráfico de procesos, por ejemplo, a partir de una notación gráfica como BPMN.
   
   
3. Ejecutar el proceso. Un motor de ejecución de procesos coordina todas las actividades de los usuarios finales y los sistemas de información involucrados. Durante la ejecución, se va almacenando información para su posterior análisis.
   
   
4. Monitorizar los resultados, mediante la visualización, en tiempo real, de la información recopilada durante la ejecución de los procesos. Parte de esta información puede incorporarse dentro de un sistema de Business Intelligence, lo que permitirá realizar unos análisis más profundos, y tomar las decisiones oportunas.
   
   
5. Optimizar los procesos. A partir de toda la información recopilada durante la ejecución del proceso, se pueden identificar las oportunidades de mejora, que serán implementadas de forma ágil, gracias a las facilidades que proporciona el software. La vuelta al paso 1 -identificación de nuevos procesos- o al 2 -mejora incremental de los procesos existentes- cerraría el círculo.

El resultado de implantar todo este ciclo de mejora continua de los procesos es la optimización del rendimiento y control sobre la organización, de forma progresiva y controlada.

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